La funzione di STAMPA UNIONE PER INVIARE I MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA e la risposta giusta alle seguenti domande:
- Devi inviare una mail a centinaia o migliaia di destinatari personalizzandola solo in alcuni campi?
- Desideri inviare a molti destinatari una mail personalizzata come prima, gestendo anche dei file da allegare in modo automatico?
In questo tutorial non tratteremo la gestione degli allegati. Ce ne occuperemo nel prossimo!
STAMPA UNIONE PER INVIARE I MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA
Per prima cosa dobbiamo creare un micro-database, in Excel, in cui rendere disponibili le informazioni di base: NOME, COGNOME, INDIRIZZO, CITTA’, PROVINCIA, CAP, EMAIL
L’indirizzo e-mail è volutamente lo stesso per poter verificare l’invio delle quattro mail. Nella realtà, ovviamente, devono essere quelli dei rispettivi destinatari.
Ricorda di sostituire il mio indirizzo con il tuo, altrimenti non potrai verificare l’effettivo invio/ricezione della mail.
Salviamo il file con il nome di db-mail.xlsx in un percorso che ricordiamo. Se lo desideri puoi utilizzare il seguente template: db-mail
Prepariamo adesso una lettera commerciale da usare come template per il processo: potete usare il seguente ottimo esempio di carta intesta:
Se lo desideri puoi scaricare il template della lettera commerciale dal seguente link: Template_Lettera_Commerciale
Da notare che nella sezione del destinatario sono presenti quelli che possiamo chiamare dei segnaposto da sostituire con gli effettivi campi prelevati dal database: NOME, COGNOME, INDIRIZZO, CITTÀ, PROVINCIA CAP. E-MAIL
Ora che abbiamo tutti gli “ingredienti” possiamo iniziare il processo vero e proprio di Stampa Unione.
PASSAGGIO 1 DI 6
In questa prima parte del tutorial, utilizziamo la “Creazione Guidata della Stampa Unione”:
1- Andiamo nel menù “Lettere”
2- Clicchiamo su “Inizia Stampa Unione”
3- Clicchiamo su “Creazione Guidata Stampa Unione”
4- Sulla parte destra dello schermo si apre il riquadro di “Stampa Unione” e scegliamo Messaggio di Posta Elettronica”
PASSAGGIO 2 DI 6: STAMPA UNIONE PER INVIARE I MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA
5- Clicchiamo su “Passaggio successivo”
6- Confermiamo l’opzione “Usa il documento corrente” e clicchiamo su “Passaggio Successivo”
PASSAGGIO 3 DI 6
7- Siamo al passaggio 3 di 6 e dobbiamo “agganciare” il file di word che stiamo utilizzando al database creato in Excel. Clicchiamo, quindi, su “Sfoglia” e selezioniamo il file db-mail.xlsx
Confermiamo con “Ok”
8- Passiamo al passaggio successivo
PASSAGGIO 4 DI 6: STAMPA UNIONE PER INVIARE I MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA
9- Dobbiamo adesso sostituire i segnaposto con i campi veri e propri
10- Portiamoci nella lettera e cancelliamo il segnaposto NOME
Il cursore lampeggia al posto del segnaposto.
11- Dal riquadro del processo di “Stampa Unione” clicchiamo su “Altro”
Possiamo adesso scegliere quale campo del database di Excel prenderà il posto del segnaposto. Visto che ci occupiamo del nome possiamo selezionare NOME e cliccare su Inserisci. Notiamo che nella lettera appare nuovamente la parola NOME, ma questa volta è scritta tra doppie parentesi angolari e se ci clicchiamo sopra vediamo che diventa grigia a testimoniare che si tratta di un collegamento ad un campo di un database.
12- Dobbiamo adesso ripetere i passaggi di sostituzione dei segnaposto, dal 9 ad 11, per ogni segnaposto ed il rispettivo Campo del database. Il risultato finale sarà il seguente:
13- Passiamo al passaggio successivo, il 5 di 6
PASSAGGIO 5 DI 6
14- Siamo all’anteprima del processo di “Stampa Unione”. Possiamo scorrere i vari destinatari ed osservare l’effettiva composizione della lettera: avremo quattro lettere da esplorare, una per ciascun destinatario del database. Mediante gli appositi pulsanti è possibile modificare od escludere alcuni destinatari.
PASSAGGIO 6 DI 6
15- Passiamo adesso al passaggio 6 di 6: ci viene chiesto di procedere alla creazione dei messaggi di posta. Dal riquadro della stampa unione clicchiamo su “Posta Elettronica”
16- Specifichiamo adesso quale sia il campo che nel database contiene gli indirizzi e-mail: nel nostro caso si chiama MAIL
17- Specifichiamo l’OGGETTO del messaggio che sarà uguale per tutte le Mail
18- Specifichiamo il tipo di formato della Mail da inviare
19- Se il programma predefinito per la gestione della posta elettronica, nel mio caso Outlook, non si dovesse aprire automaticamente, procediamo manualmente.
20- Nella posta in uscita sono visibili i messaggi pronti per essere inviati
21- La permanenza nella “Posta in Uscita” delle varie mail dipende dalle impostazioni del software.
22- Per essere sicuri dell’aggiornamento della posta elettronica possiamo cliccare su “Invia e Ricevi”
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