[EXCEL] Dashboard con Excel

Le Dashboard con Excel suscitano il tuo interesse? Anche tu sei affascinato da quelle magnifiche e variopinte reportistiche dinamiche ed interattive capaci di rappresentare i dati aziendali?

Sicuramente sei incuriosito dalla Business Intelligence, una faccia della Data Analysis, resa possibile da alcuni fattori:

• La sempre maggiore quantità di dati che le aziende raccolgono
• La crescente semplicità dei modi con cui i dati possono essere raccolti
• Lo sviluppo di specifici software di analisi dei dati tra cui spicca Power BI di Microsoft

Anche se l’utente che decide di sperimentare la BI è generalmente esperto di Excel, rimane tuttavia inizialmente disorientato. Si imbatte, infatti, in alcuni passaggi ambigui e non chiari. Per questo molti mi hanno chiesto un articolo di introduzione a questa “nuova frontiera”.

Andiamo per gradi e cerchiamo di fare chiarezza.

Limiti di Excel

Se fino ad oggi hai usato Excel per analizzare i tuoi dati non hai ragione di abbandonarlo, ma potresti esserti imbattuto in quelli che sono i limiti tipici di questo strumento:

• Un numero limitato di record che possono essere gestiti e che, tuttavia, dipende dalle versioni di Excel che utilizzi
• Una scarsa possibilità di collegamento tra le tabelle o fogli presenti in Excel che in genere viene delegata a funzioni quali il CERCA.VERT od analoghe
• Il CERCA.VERT quale strumento di gestione delle relazioni tra fogli o tabelle in Excel, se numerose, rallenta in modo tangibile l’uso del file

Non appena tenterai di superare tali limitazioni ti imbatterai sicuramente in un temine decisamente importante: il “Modello di Dati”.

Modello di Dati: brevissima introduzione

Di cosa si tratta? Come viene gestito? Dove lo trovo? E’ necessario per realizzare Dashboard con Excel?

Sfortunatamente non esiste una risposta “secca” e molto dipende da quale strumento decidi di utilizzare per l’analisi dei dati. Rimanendo in ambito Microsoft e vicini ai fogli di calcolo, generalmente, gli utenti possono utilizzare due approcci per gestire un modello di dati: parliamo rispettivamente di Microsoft Excel e Microsoft Power BI

1) Microsoft Excel

Il foglio dati tradizionale diventa solo una delle due facce con cui si lavora. Possiamo disporre, infatti, di una visualizzazione legata all’ambiente di lavoro di Power Query o Power Pivot. Se usiamo questi strumenti significa che intendiamo gestire un “Modello di Dati” rimanendo in Excel.

2) Power BI

Si tratta di un software specifico, non integrato in Excel, che lavora sui modelli di dati costruiti prelevando i dati stessi da Excel o da molte altre fonti disponibili. Esistono più versioni di Power BI e la scelta su quale usare esula da questo testo. Vale la pena di ricordare che Power BI Desktop è, ad oggi, gratuito.

Trasversalità della modellazione

Il concetto di “Modello di dati” è trasversale ad entrambi gli ambienti presi in considerazione:

• In ciascuno dei casi possiamo prelevare dei “data set” da varie origini, importarli nel Modello e stabilire tra di loro delle relazioni tipiche dei Database. Tutto ciò svincolandosi dal concetto di cella e dalle sue coordinate per privilegiare quello di colonna o campo.
• Le formule che vengono usate sono gestite da due linguaggi:
  • Linguaggio “M” – legato a Power Query ed alla preparazione del modello di dati
  • Linguaggio “DAX” – Legato soprattutto alla gestione analitica del modello ed alla sua interrogazione

Sono numerose le intersezioni tra i due, ma possiamo dire che il “DAX” è più vicino per sintassi alle formule di Excel, mentre “M” più simile ad un linguaggio di “coding” tradizionale.

Come avrai compreso la Business Intelligence è una materia molto vasta che affonda le radici in svariati contesti.

Modello di Dati: è sempre necessario?

A mio avviso la principale difficoltà che gli utenti incontrano quando decidono di iniziare a lavorare con i modelli di dati è la perdita di immediatezza tipica dell’utilizzo tradizionale di Excel. Si dive infatti sviluppare la capacità di tenere separati i dati grezzi, e che possono provenire da contesti diversi, dal modello di dati che li raccoglie. Se in Excel “si tocca con mano” quello che si gestisce in una formula, nel modello di dati si è in un ambiente sospeso a metà tra l’origine dei dati ed il risultato dell’interrogazione. Si lavora in sostanza sulla punta dell’iceberg senza vedere direttamente quello che risiede sotto il pelo dell’acqua. Tutte le volte che si desidera “toccare” il ghiaccio sott’acqua ci si deve immergere in un ambiente specifico che normalmente non appare.

L’utente tradizionale di Excel, per quanto evoluto sia, generalmente non usa la visuale sottomarina e rimane sopra la superficie. È in sostanza abituato a lavorare su quello che può “toccare con mano” e vedere direttamente.

Se ti senti un po’ disorientato nel leggere fin qui sappi che lo erano anche coloro che sono poi diventati dei professionisti dell’Analisi dei Dati.

La buona notizia è che posso aiutarti a realizzare dei Dashboard con Excel dinamici e professionali rimanendo “sopra la superficie dell’acqua”! Per scoprire come non ti resta che aprire Excel e continuare la lettura.

Proviamo con Excel

È necessario che tu abbia dimestichezza con le Tabelle Pivot e con i suoi grafici. Se non fosse così potresti trovare utile il nostro corso di “Analisi dei Dati con Excel”.

Scarica il file Excel_Dashboard . Il file, di modeste dimensioni, contiene una serie di record relativi a delle vendite effettuare tra il 2018 ed il 2019 da alcuni venditori negli USA ed in UK. Per ciascuna vendita, oltre al relativo importo, viene riportato anche lo stato in cui la vendita è destinata.

Segui i seguenti passaggi, il risultato sarà entusiasmante:

1. Convertire in tabella l’intervallo di dati dell’unico foglio di dati presente nel file
2. Riepilogare i dati con una tabella Pivot
3. Impostare i campi così:
4. Disattivare sia tutti i totali e tutti i subtotali della Pivot
5. Impostare il Layout del report in formato Tabella
6. Abilitare la ripetizione delle etichette in tutti gli elementi
7. Il risultato è come quello che segue
8. Rinominare il foglio Data_Map_USA
9. Rinominare la Pivot in Data_Map_Pivot_USA
10. Nella cella E3 scrivere la formula =SE(A3<>””;A3;””)
11. Nella cella F3 scrivere la formula =SE(B3<>””;B3;””)
12. Nella cella G3 scrivere la formula =SE(C3<>””;C3;””)
13. Copiare ed incollare le formule fino alla fine dei valori della Pivot
14. Cambiare il nome del Campo in C3 in “Order_Amount” e dagli il formato contabilità
15. Nella Pivot, nel campo Country filtrare i dati escludendo “UK”
    

    Dashboard con Excel – Primo Grafico

1. Selezionare l’intervallo E3:G53
2. Inserire un grafico di tipo Mappe e cambiagli il nome in “Vendite in USA” sia all’interno dell’area del grafico che nella relativa casella del nome (la casella del nome del grafico è analoga a quella delle celle, ma è attiva solo se si seleziona il grafico)
3. Attivare le etichette e cambiarne il formato introducendo il seguente formato personalizzato che esprime i valori in migliaia di €
   [>=1000]#,0.” K€”;Standard
4. Cambiarne inoltre la dimensione del carattere delle etichette a 6 pt

Dashboard con Excel – Secondo Grafico

1. Duplicare il foglio Data_Map_USA
2. Rinominare il foglio in Data_Map_UK
3. Rinominare la Pivot in Data_Map_Pivot_UK
4. Aggiornare la Pivot, modificando il filtro su Country ed attivare soltanto UK
5. Il risultato è un grafico del solo Regno Unito

Dashboard con Excel – Terzo Grafico

1. Duplicare adesso il foglio “Data_Map_UK”
2. Rinominare il foglio in “Data_Donut”
3. Rinominare la pivot in “Data_Donut_Pivot”
4. Cancellare tutti i grafici del foglio
5. Rimuovere tutte le colonne che non sono dentro la pivot
6. Ripulire la pivot dai campi presenti e lasciarla vuota
7. Importare come campo riga Country
8. Assicurarsi che non abbia filtri attivi
9. Importare come campo valori “Order Amount”
10. Rinominare “Somma di Order Amount” in “Order_Amount”
11. Inserire un grafico Pivot a Ciambella
12. Cambiare il titolo in “Vendite per Country”
13. Rimuovere dal Grafico ogni “Pulsante campo”
14. Da progettazione utilizzare gli “Stili Grafici” per ottenere un grafico simile al seguente, aggiustando manualmente la dimensione dei font ed il loro colore
    
15. Rinominare il grafico in “Vendite per Country”

Dashboard con Excel – Step Finale

1. Creare un nuovo foglio e chiamarlo “Dashboard“
2. Tagliare ed incollare tutti i grafici realizzati nel foglio “Dashboard“
3. Disattivare la visualizzazione della griglia dal foglio
4. Disporre i grafici in modo che per ciascuno sia disponibile un proprio spazio e con una zona di ingombro il più simile possibile alla seguente. Usare le combinazioni dei colori disponibili nella progettazione dei grafici per assegnare alle mappe delle scale monocromatiche il più possibile somiglianti alle precedenti
5. I bordi dei grafici verranno resi trasparenti alla fine dell’esercizio
6. Selezionare il “Grafico a ciambella” e da scheda “Analizza“, inserire un “Filtro Dati“, detto anche Slider, e dal menu che appare scegliere “Anni” e “Trimestri”.
   Se “Anni” e “Trimestri” non dovessero apparire significa che si deve tornare alla Pivot del “Grafico a ciambella“, importare il campo “Order Date” nel campo riga della Pivot. Vengono così generati i raggruppamenti per Anni, Trimestri e Mesi.
   Una volta creati si deve semplicemente toglierli dalla Pivot e renderli non attivi: notiamo che comunque adesso sono disponibili e lo saranno anche per i Filtri:
   
7. Selezionare con CTRL entrambi gli slider e dalle impostazioni filtro abilitare: “Nascondi Elementi senza Dati”
8. Selezionare lo slider degli “Anni” e con il pulsante DX del mouse selezionare “Dimensioni e Proprietà”
9. Impostare il numero di colonne a 2
10. Analogamente impostare a 4 il numero delle colonne per lo slider “Trimestri”
11. Con il pulsante DX fare click su ciascuno slider ed attivare la voce “Connessione Rapporto”
12. Per entrambi gli slider, connettere il filtro rapporto a tutte le Pivot presenti
13. Posizionare gli slider in basso a sinistra dello schermo e rendere trasparenti i bordi dei grafici
14. Selezionare l’intervallo A1:Z3, unire ed allineare al centro ed impostare il colore di sfondo in grigio scuro

Se desideri scoprire di più!

L’articolo è scritto da Gabriele di Ruvo, docente di analisi dei Dati per Mummu Academy e molte altre realtà aziendali.

Gabriele e la sua azienda sono disponibili per stage e formazione sia on-site che a distanza sia per i privati che per le aziende che desiderano migliorare le proprie competenze nella Data Analysis. Se sei interessato puoi contattare direttamente Mummu Academy allo 055 4223105 o scrivere a g.diruvo@mummuacademy.it.

Ti ringrazio per aver letto questo articolo e ti auguro un buon proseguimento di giornata.